Quelles tâches peut-on automatiser ?
Toutes celles qui suivent une règle : "quand ceci arrive, faire cela". Si vous pouvez l'expliquer à un nouvel arrivant en quelques phrases, elle peut très probablement se faire seule.
Qu'est-ce qu'un scénario ou un workflow d'automatisation ?
C'est la suite d'étapes qu'un programme exécute à votre place : un événement déclenche (une commande arrive, une facture passe en retard), puis le programme enchaîne les actions (créer un document, envoyer un e-mail, mettre à jour un logiciel). Nous les concevons avec vous, un par un, en commençant par celui qui vous fait gagner le plus de temps.
Outil du marché ou développement sur mesure ?
Les deux, souvent dans le même projet. Les outils d'automatisation comme n8n ou Make se mettent en place vite. Le sur mesure prend le relais quand le volume, les règles métier ou l'enjeu augmentent.
| n8n ou Make | Développement sur mesure | |
|---|---|---|
| Mise en place | Quelques jours | Quelques semaines |
| Règles métier | Simples et stables | Nombreuses, avec des cas particuliers |
| Volume | Modéré | Élevé, avec des pics |
| Quand ça bloque | Alerte, reprise à la main | Alerte et reprise automatique |
Des exemples concrets
Chez Qwetch, les alertes d'impayés et les chiffres de la semaine partent seuls vers l'équipe, et le suivi de livraison remonte automatiquement. Chez Marcel & Fils, les demandes d'avoir fournisseurs sont créées à partir des e-mails reçus et relancées automatiquement, au lieu d'être suivies dans un fichier Excel.
Un seul back-office pour toute l'entreprise
Les demandes d'avoir fournisseurs ne passent plus par Excel
Combien de temps pour automatiser une tâche ?
| Projet | Délai habituel |
|---|---|
| Une tâche simple (relance, rapport) | Quelques jours à 2 semaines |
| Plusieurs tâches reliées entre elles | 2 à 4 semaines |
| Une automatisation au cœur de l'activité | 4 à 8 semaines |
La réalisation est planifiée dès que le besoin est défini et validé avec vous : la semaine suivante ou dans les deux semaines qui suivent, selon les disponibilités.
Et si une automatisation échoue ?
Vous êtes prévenu tout de suite. Une automatisation qui échoue en silence est pire qu'une tâche faite à la main : chaque scénario que nous mettons en place prévoit une alerte et un moyen de reprendre là où il s'est arrêté.
- Commencez par la tâche la plus répétée, pas par la plus visible.
- Une règle simple suffit pour automatiser : "quand ceci arrive, faire cela".
- Chaque automatisation doit prévenir quand elle bloque.
Pour aller plus loin
Scénarios et workflows
- Workflows et scénarios IA : Scénarios IA avec validation humaine.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel en plus ?
Pas forcément. Nous automatisons souvent dans les outils que vous avez déjà, ou avec un outil d'automatisation que nous hébergeons et surveillons pour vous.
Mes équipes vont-elles devoir changer leurs habitudes ?
Le moins possible. Le but est qu'elles aient moins à faire, pas qu'elles apprennent un nouvel outil.
Peut-on commencer petit ?
Oui, c'est même ce que nous recommandons. Une seule tâche automatisée peut déjà faire gagner plusieurs heures par semaine.