Changer de prestataire web ou logiciel sans rien perdre : ce qu'il faut récupérer avant de partir

Votre prestataire ne répond plus, ou plus assez vite. Les évolutions traînent, la maintenance est facturée chaque mois sans que vous sachiez vraiment ce qu'elle couvre. Et le jour où vous décidez de partir, vous découvrez que le nom de domaine est à son nom, que personne chez vous n'a le mot de passe de l'hébergement et que le code de votre application n'existe que sur ses serveurs.

Changer de prestataire est tout à fait possible, pour un site comme pour un logiciel métier. Mais cela se prépare : ce que vous ne récupérez pas avant de partir devient beaucoup plus difficile à obtenir après. Voici ce qu'il faut réunir, ce que dit la loi sur la propriété du code, et comment se passe une reprise.

Que faut-il récupérer avant de quitter son prestataire ?

Tout ce qui permet à quelqu'un d'autre de faire tourner votre outil, de le modifier et de le remettre en ligne, sans l'ancien prestataire. Concrètement, huit éléments.

1. Le code source et son historique. Le code, c'est la recette de votre site ou de votre logiciel. Il est en général rangé dans un dépôt : un espace en ligne, comme GitHub ou GitLab, qui garde la trace de chaque modification. Demandez l'accès au dépôt complet plutôt qu'une simple archive : l'historique dit qui a changé quoi, et quand.
2. Le nom de domaine. C'est votre adresse sur internet, et souvent celle de vos e-mails. Il doit être enregistré au nom de votre entreprise, et vous devez avoir accès au compte chez le registraire, la société auprès de laquelle il est réservé et renouvelé chaque année.
3. Les réglages DNS. Ce sont les panneaux indicateurs qui disent à internet où trouver votre site et où livrer vos e-mails. Une copie de ces réglages évite une coupure le jour du changement.
4. L'hébergement. Le serveur sur lequel tourne l'outil est-il à votre nom ou à celui du prestataire ? Dans le second cas, il faudra déménager, et c'est à organiser avant la fin du contrat.
5. La messagerie. Si vos e-mails passent par le même prestataire, c'est souvent l'élément le plus sensible. Notez qui les gère et comment exporter les boîtes.
6. Les comptes tiers et les clés d'accès. Paiement en ligne, envoi d'e-mails, transporteur, logiciel de gestion, statistiques : votre outil est relié à des services extérieurs par des comptes et des clés d'API, des codes secrets qui autorisent deux logiciels à échanger. Chaque compte doit être au nom de votre entreprise, et chaque clé doit pouvoir être remplacée.
7. La base de données et les fichiers. Vos clients, commandes, contenus, documents. Demandez un export complet dans un format standard, avec une copie de tous les fichiers déposés : photos, PDF, pièces jointes.
8. La documentation. Comment installer l'outil, comment le mettre à jour, quelles tâches tournent seules la nuit, quels réglages sont propres à votre entreprise. Même courte, elle fait gagner beaucoup de temps au prestataire suivant.

À qui appartient le code de votre site ou de votre logiciel ?

C'est la question qui surprend le plus. En France, un logiciel est protégé par le droit d'auteur, et son auteur jouit de ce droit "du seul fait de sa création" (article L111-1 du Code de la propriété intellectuelle). Le même article précise que la signature d'un contrat de prestation ne change rien à ce principe.

Autrement dit, avoir payé le développement ne suffit pas pour en devenir propriétaire. Pour que les droits passent du prestataire à votre entreprise, il faut une cession, et l'article L131-3 du même code la soumet à des conditions précises : chaque droit cédé doit faire l'objet d'une mention distincte, et l'exploitation doit être délimitée dans son étendue, sa destination, son lieu et sa durée.

La règle est différente pour un logiciel écrit par vos propres salariés dans le cadre de leurs fonctions : sauf clause contraire, les droits patrimoniaux reviennent alors à l'employeur (article L113-9). C'est une exception propre aux logiciels, qui ne s'applique pas à un prestataire extérieur.

En pratique, relisez votre contrat, vos conditions générales et vos devis signés, et cherchez :

• une clause de cession des droits, qui liste ce qui vous est cédé (utiliser, modifier, adapter, reproduire) et pour combien de temps ;
• à défaut, une licence, c'est-à-dire un droit d'utiliser l'outil sans en être propriétaire, et ses limites ;
• ce qui est exclu : les briques que le prestataire réutilise d'un client à l'autre, et les logiciels libres.

Les logiciels libres (WordPress, Prestashop, Dolibarr, Laravel...) suivent leur propre licence, qui permet en général de les réutiliser et de les modifier. Ce qui compte pour vous, c'est ce que le prestataire a écrit spécifiquement pour votre entreprise : thème, modules, connecteurs, règles métier.

Et vos données dans tout ça ?

Vos fichiers clients, vos commandes, vos contacts : si votre prestataire les héberge et les traite pour votre compte, il agit comme sous-traitant au sens du RGPD. L'article 28 du règlement prévoit qu'au terme de la prestation, selon votre choix, il supprime toutes les données personnelles ou vous les renvoie, et détruit les copies existantes, sauf si la loi impose de les conserver.

L'ordre compte : demandez d'abord le renvoi, vérifiez que l'import fonctionne chez le nouveau prestataire, et seulement ensuite la suppression.

Quelles clauses de réversibilité prévoir dans un contrat ?

La réversibilité, c'est la possibilité de reprendre votre outil et vos données à la fin du contrat, chez vous ou chez un autre prestataire. Le meilleur moment pour la négocier, c'est la signature, pas le départ.

Comment se passe la reprise par un nouveau prestataire ?

Une reprise sérieuse se fait en deux temps : comprendre, puis transférer.

D'abord l'audit. Le nouveau prestataire installe une copie de votre outil à partir de ce que vous avez récupéré, sans toucher à la version en service. Il vérifie que rien ne manque (code, données, accès), que la copie fonctionne, puis il fait l'état des lieux : versions des logiciels utilisés, sécurité, sauvegardes, points fragiles, tâches automatiques. Vous recevez une liste claire de ce qui est urgent et de ce qui peut attendre. S'il manque quelque chose, c'est le moment de le redemander à l'ancien prestataire, tant que le contrat court encore.

Ensuite le transfert. Une fois la copie validée, on bascule : hébergement, nom de domaine et DNS, comptes tiers, nouvelles clés d'accès (les anciennes sont désactivées), sauvegardes en place. La bascule se planifie à un moment calme pour votre activité, avec un retour en arrière possible. C'est seulement après qu'on demande à l'ancien prestataire de supprimer ses copies.

La durée dépend surtout de ce qui a été récupéré : avec un dépôt complet, des accès en ordre et un export propre, la reprise d'un site ou d'une application se compte en jours ou en semaines, pas en mois.

Comment partir en bons termes ?

Un changement de prestataire se passe mieux quand il reste courtois et écrit.

1. Annoncez votre départ par écrit et respectez le préavis prévu au contrat.
2. Envoyez la liste précise de ce que vous demandez (reprenez les huit éléments ci-dessus), avec une date de remise.
3. Gardez l'ancien prestataire jusqu'à la bascule si c'est possible : c'est lui qui connaît le mieux l'outil.
4. Réglez ce qui est dû. Un différend sur une facture complique toujours la remise des accès.

Quand nous reprenons un outil développé par un autre prestataire, nous commençons toujours par cet audit sur une copie, puis nous prenons en charge l'hébergement et la maintenance ou les évolutions de l'application. Vous voulez savoir où vous en êtes avant de vous décider ? Parlons-en.

Questions fréquentes